Branche

Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung

Sieben Anwendungsfälle aus Steuerkanzlei und WP-Praxis — jeweils mit dem Arbeitsschritt, an dem sie hängen, dem Nutzenhebel und der berufsrechtlichen Schranke, die den Aufwand treibt.

Einordnung

Eine Kanzlei rechnet in Kanzleistunden. Was eine Anwendung wert ist, entscheidet sich daran, ob sie die Zeit je Buchungssatz, die Durchlaufzeit bis zum Jahresabschluss oder die Realisierungsquote bewegt — und daran, wo diese Zeit anfällt: in der Fibu beim Belegeingang und der Vorkontierung, im Jahresabschluss bis zur E-Bilanz, in der Handakte beim Aktenvermerk, in den Arbeitspapieren der Prüfung. Die Eingangsgrößen einer Nutzenrechnung liegen damit bereits im Betrieb vor und müssen nicht geschätzt werden. Für den Stundensatz gibt es mit der Zeitgebühr nach § 13 StBVV sogar eine amtliche Spanne: 16,50 bis 41 Euro je angefangene Viertelstunde, also rund 66 bis 164 Euro je Stunde.

Der Handlungsdruck kommt aus der Personaldecke und geht mit keiner Konjunkturphase wieder weg. Von den Stellen, die Einzelkanzleien ausschreiben, bleiben 59,1 % unbesetzt, in Berufsausübungsgesellschaften 29,1 %; bei angestellten Berufsträgern in Einzelkanzleien sind es 70,2 %. 43,4 % der suchenden Einzelkanzleien konnten keine einzige offene Stelle besetzen, weitere 33,4 % nur einen Teil. Eine unbesetzte Stelle begrenzt den Umsatz unmittelbar. KI wirkt in diesem Berufsstand deshalb zuerst auf die Kapazität und erst danach auf die Kosten.

Der Einstieg ist erfolgt — aber nicht dort, wo die Menge liegt. Der Anteil der Berufsträger mit regelmäßiger Nutzung generativer KI ist binnen eines Jahres von 9 % auf 25 % gestiegen; als Haupteinsatzfeld nennt die DATEV-Sonderbefragung die Effizienzsteigerung bei Rechercheaufgaben. Eine Praktikererhebung beziffert den Recherche-Einsatz auf über 80 % der Kanzleien, den Einsatz in der Datenerfassung dagegen auf rund 30 %. Genau umgekehrt verhält sich der Mengenhebel: Die Belegerfassung ist der einzige Kanzleiprozess, der linear mit der Belegzahl skaliert, und zugleich der am wenigsten bearbeitete.

Die Reihenfolge bestimmt am Ende nicht die Technik. Vor jedem mandatsbezogenen Einsatz steht das Berufsrecht: Verschwiegenheit nach § 57 StBerG und § 203 StGB, und bei Dienstleistungen, die unmittelbar einem einzelnen Mandat dienen, die zwingende Einwilligung des Mandanten nach § 62a StBerG. Die Letztverantwortung bleibt beim Berufsträger, das Vier-Augen-Prinzip gilt fort. Die größte Hürde ist dennoch weder Recht noch Geld: 60,7 % der Partner und Gesellschafter in Berufsausübungsgesellschaften und 50,6 % der selbstständigen Steuerberater in Einzelkanzleien nennen den hohen organisatorischen Aufwand als größtes Hemmnis, während fehlende Finanzierungsmöglichkeiten nur ganz vereinzelt entgegenstehen. Die Bundessteuerberaterkammer empfiehlt zur Bewertung von KI-Vorhaben selbst eine Nutzen-/Aufwand-Matrix.

Begriffe, die in diesem Geschäft selbstverständlich sind:

Fibu / Finanzbuchführung
Kontierung, Vorkontierung, Buchungssatz
„0-Eingabe-Buchung“ — die Buchung ohne manuelle Eingabe, Begriff der BStBK
Belegerfassung, Belegtransfer, digitaler Belegaustausch
Jahresabschluss, E-Bilanz (§ 5b EStG), unverdichtete Kontennachweise, Anlagenspiegel
Digitaler Finanzbericht
Mandant, Mandat, Mandatsannahme (nicht „Kunde“)
Kanzleistunde, Zeitgebühr (§ 13 StBVV), Realisierungsquote
DATEV-Bestand
Berufsträger gegenüber Steuerfachangestellte, Steuerfachwirt, Fachassistent
Einzelkanzlei gegenüber Berufsausübungsgesellschaft (BAG) — seit 2022 die amtliche Bezeichnung
Nichtbesetzungsquote
beSt (besonderes elektronisches Steuerberaterfach)
NACHDIGAL (Nachreichen digitaler Belege)
DIVA (Digitaler Verwaltungsakt)
Vollmachtsdatenbank, vorausgefüllte Steuererklärung, Steuerbescheid-Rücktransfer
Elektronisches Steuerkonto
GoBD, Verfahrensdokumentation, Unveränderbarkeit
Außenprüfung / Betriebsprüfung, Z1-, Z2-, Z3-Zugriff (§ 147 Abs. 6 AO)
Vorbehalt der Nachprüfung
E-Rechnung, strukturiertes Format, EDI, Übergangsfrist
Handakte, Arbeitspapiere, Prüfungsakte
Prüfungshandlung, Prüfungsnachweis, Prüfungsurteil
Buchungsjournal, Journalanalyse, Stammdaten
Anhangsprüfung, Abgleich mit dem Vorjahresabschluss
Eigenverantwortlichkeit, Gewissenhaftigkeit, Verschwiegenheit (Berufspflichten)
Vier-Augen-Prinzip
Kosten-Umsatz-Verhältnis, Personalkostenvergleich je Qualifikation
Berufsrechtliche Verschwiegenheit (§ 57 StBerG, § 203 StGB, BOStB; § 43 WPO, BS WP/vBP)

Anwendungsfälle

Belegerfassung und Kontierungsvorschlag („0-Eingabe-Buchung“)

Prozess: Finanzbuchführung: Belegeingang vom Mandanten, Belegerkennung und Datenextraktion, Vorkontierung, Buchungssatz, Abgleich mit dem digitalen Kontoauszug. Die Bundessteuerberaterkammer benennt die „0-Eingabe-Buchung“ — die Buchung ohne manuelle Eingabe — selbst als bereits praktizierten KI-Einsatz im Berufsstand.
Nutzenhebel: Reiner Mengenhebel und der einzige Kanzleiprozess, der linear mit der Belegzahl skaliert. Der Nutzen ergibt sich aus Zeit je Buchungssatz mal Belegmenge mal Kanzleistundensatz; für den Stundensatz existiert mit § 13 StBVV eine amtliche Untergrenze von 16,50 bis 41 Euro je angefangene Viertelstunde, rund 66 bis 164 Euro je Stunde. Zugleich ist das die größte ungehobene Reserve: Während über 80 % der Kanzleien KI in der Recherche einsetzen, tun das nur rund 30 % in der Datenerfassung — dort, wo die Menge liegt. Für die Belegverarbeitung wird eine Zeitersparnis von bis zu 70 % berichtet; das ist eine Praktikerangabe eines KI-Trainers für Steuerkanzleien, keine kontrollierte Messung, und im Pilotmandat durch eine eigene Messung zu ersetzen.
Aufwandstreiber: Mandantendaten unterliegen der Verschwiegenheit nach § 57 StBerG und § 203 StGB. Weil die Belegverarbeitung einem konkreten Mandat dient, greift § 62a StBerG in seiner strengsten Form: Die Einwilligung des Mandanten ist zwingend, der Dienstleister muss in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtet und auf die Strafbarkeit hingewiesen werden, Unterauftragnehmer sind ausdrücklich zu regeln. Dazu kommen die enge Bindung an den DATEV-Bestand, die GoBD-Nachvollziehbarkeit und der Umstand, dass ein falscher Kontierungsvorschlag bis in Jahresabschluss und E-Bilanz durchschlägt.

Beleg: BStBK, FAQ „KI im steuerberatenden Berufsstand“, Abschnitte 1 und 5 (Begriff „0-Eingabe-Buchung“, § 62a StBerG); § 62a StBerG und § 13 StBVV (Gesetze im Internet); Anteilswerte 80 %/30 % und „bis zu 70 %“: Haufe/Taxulting, „Status Quo: KI in Steuerkanzleien“, 25.09.2025 — Praktikerangabe eines KI-Trainers für Steuerkanzleien, keine kontrollierte Erhebung · Stand: Stand 27.01.2026; abgerufen 28.08.2026

Umstellung des Rechnungseingangs auf die E-Rechnung (§ 14 UStG)

Prozess: Rechnungseingang beim Mandanten und strukturierte Übernahme in die Buchführung. Seit dem 1.1.2025 muss jeder inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können; die Ausstellungspflicht läuft gestaffelt aus.
Nutzenhebel: Der Belegstrom wechselt von Bild und PDF zu strukturierten Daten — die Extraktionsstufe entfällt, die Prüf- und Zuordnungsstufe bleibt. Die Größenordnung ist gesetzlich terminiert und damit planbar: Papier- und sonstige Rechnungen sind nur noch bis 31.12.2026 zulässig, für Aussteller mit einem Vorjahres-Gesamtumsatz bis 800.000 Euro sowie für EDI-Verfahren bis 31.12.2027. Ab 2028 ist die inländische B2B-Rechnung faktisch durchgehend maschinenlesbar. Wer die Kontierungslogik bis dahin nicht automatisiert hat, verschenkt den Hebel genau in dem Moment, in dem die Datenlage ihn erstmals hergibt.
Aufwandstreiber: Die Kanzlei steuert den Zeitpunkt nicht selbst, sondern erbt ihn aus heterogenen Mandantensystemen. Jeder Mandant stellt zu einem anderen Termin um, und in der Übergangszeit laufen Papier, PDF, EDI und strukturierte Formate parallel. Die 800.000-Euro-Schwelle verläuft mitten durch typische Mandantenportfolios — Kanzleien fahren dadurch über Jahre doppelte Prozesse.

Beleg: § 14 UStG (Definition der elektronischen Rechnung, strukturiertes Format, B2B-Inlandspflicht) und § 27 Abs. 38 UStG (Übergangsregelungen, 800.000-Euro-Schwelle, EDI), Gesetze im Internet · Stand: Gesetzesfassung mit Übergangsregelungen nach § 27 Abs. 38 UStG; abgerufen 28.08.2026

Recherche in Rechtsprechung und Verwaltungsanweisungen

Prozess: Beratungsfall oder Mandantenanfrage, Vorrecherche zu Gesetzesänderungen und Fachfragen, Zusammenfassung von Rechtsprechung und Verwaltungsschreiben, Entwurf der fachlichen Einschätzung.
Nutzenhebel: Der am weitesten durchdrungene Anwendungsfall und damit derjenige mit der geringsten Restreserve: Über 80 % der Kanzleien setzen KI bereits in der Recherche ein, und die DATEV-Sonderbefragung nennt die Effizienzsteigerung bei Rechercheaufgaben als Haupteinsatzfeld generativer KI. Der Nutzen bemisst sich an eingesparter Kanzleistunde je Beratungsfall. Für eine Priorisierung ist das der wichtigste Befund: Hier ist der Hebel bereits gehoben, das Volumen liegt woanders.
Aufwandstreiber: Halluzinationen sind hier besonders teuer, weil sie plausibel aussehen. Die BStBK warnt ausdrücklich vor erfundenen BFH-Zitaten und unzutreffenden rechtlichen Bewertungen und verlangt, dass jedes KI-Ergebnis durch fachlich qualifiziertes Personal geprüft wird; die Letztverantwortung bleibt beim Berufsträger, das Vier-Augen-Prinzip gilt fort. Die Prüfstufe frisst damit einen Teil der Ersparnis wieder auf — spürbar geringer nur bei Fachverlagslösungen, die auf lizenzierter Fachliteratur aufsetzen und ihre Quellen mit ausgeben.

Beleg: DATEV-Seismograf 2025, Sonderbefragung generative KI; BStBK, FAQ KI, Abschnitte 3 und 6 (Fachverlagslösungen, Halluzinationen, Letztverantwortung, Vier-Augen-Prinzip); 80-%-Wert: Haufe/Taxulting, 25.09.2025 · Stand: Sonderbefragung generative KI, Erhebung 02.–15.06.2025, 7.500 eingeladene Kanzleien, 504 Teilnehmer; abgerufen 28.08.2026

Diktier-KI für Aktenvermerke, Gesprächsnotizen und Mandantenanschreiben

Prozess: Mandantengespräch oder Besprechung, Transkription, strukturierter Aktenvermerk beziehungsweise Protokoll, Mandantenanschreiben aus Stichworten — geprüft und freigegeben durch den zuständigen Bearbeiter.
Nutzenhebel: Die BStBK beschreibt den Effekt als drastische Reduktion des Dokumentationsaufwands: schnellere Aktennotizen und Protokolle und dadurch mehr Zeit für fachliche Arbeit. Der Nutzen hängt an der Zahl der dokumentationspflichtigen Gespräche je Berufsträger und Woche. KI kann dabei den individuellen Schreibstil des jeweiligen Bearbeiters übernehmen, was die Nacharbeit verkleinert.
Aufwandstreiber: Der einzige Anwendungsfall mit einer strafrechtlichen Schranke vor dem ersten Klick: Nach § 201 StGB ist die Aufnahme nichtöffentlicher Gespräche nur mit vorheriger Einwilligung aller Beteiligten zulässig, eine nachträgliche Einwilligung ist unzulässig. Die Einwilligung muss also in den Terminablauf eingebaut werden, nicht in die Software. Dazu kommen Auftragsverarbeitungsvertrag, Verarbeitung möglichst in der EU und Löschkonzepte; die BStBK hält den Offline-Einsatz ausdrücklich für vorzugswürdig.

Beleg: BStBK, FAQ KI, Abschnitt 3 („Was ist Diktier-KI?“, § 201 StGB, DSGVO-Anforderungen, Vorrang des Offline-Einsatzes) · Stand: Stand 27.01.2026; abgerufen 28.08.2026

Journalanalyse und Anomalieerkennung in der Abschlussprüfung

Prozess: Prüfungsplanung und Prüfungshandlungen: Analyse von Buchungsjournalen und Stammdaten über den gesamten Bestand statt über eine Stichprobe, Erkennen von Anomalien, die auf Fehler oder Unregelmäßigkeiten hindeuten, automatisierte Belegprüfung durch Abgleich einzelner Belege untereinander.
Nutzenhebel: Der Hebel liegt nicht primär in gesparter Zeit, sondern in der Prüfungsqualität. Die WPK nennt als Vorteil, dass große Datenmengen effizienter und präziser untersucht und dabei Muster, Anomalien sowie potenzielle Betrugsindikatoren umfänglicher identifiziert werden können als bisher — bei gleichzeitiger Verringerung menschlicher Fehler durch Automatisierung standardisierter Prozesse. Wirtschaftlich schlägt das auf die Prüfungsstunden je Mandat und auf das Haftungsrisiko durch.
Aufwandstreiber: Die Eignung als Prüfungsnachweis ist berufsrechtlich abgestuft: Bei einfach gelagerten Sachverhalten können geeignete KI-Anwendungen mit geringer Fehleranfälligkeit unmittelbar ausreichende Prüfungsnachweise liefern; bei komplexen Fragestellungen mit hoher Ergebnisrelevanz darf die berufliche Entscheidung regelmäßig nicht ausschließlich auf KI-generierte Informationen gestützt werden. Hinzu kommt eine Dokumentationslast, die es in anderen Branchen so nicht gibt: In den Arbeitspapieren muss nachvollziehbar sein, wer unter Einsatz welcher Mittel welche Prüfungshandlung mit welchem Ergebnis vorgenommen hat — und die festgestellte Verlässlichkeit der eingesetzten KI ist mit zu dokumentieren.

Beleg: WPK, „Fragen und Antworten zum Einsatz von künstlicher Intelligenz in der WP-Praxis“, Abschnitte 2.2, 4.1 und 4.2; Rechtsgrundlagen § 43 Abs. 1 WPO, § 51b WPO, §§ 39, 58 Berufssatzung WP/vBP · Stand: Stand 21.05.2026; abgerufen 28.08.2026

Auswertung unstrukturierter Daten in der Prüfung (Verträge, E-Mails, Protokolle)

Prozess: Risikoidentifikation und -beurteilung sowie Anhangsprüfung: Sichtung umfangreicher Vertragswerke, E-Mails und Sitzungsprotokolle, Textzusammenfassungen, gezielte Schlüsselbegriffssuche, Abgleich des Anhangs mit dem Vorjahresabschluss und mit bereits geprüften Unterlagen.
Nutzenhebel: Hier ist der Aufwand heute am schlechtesten kontrolliert und der Hebel entsprechend groß. Die WPK stellt fest, dass unstrukturierte Informationen bislang manuell gesichtet und ausgewertet wurden, was regelmäßig mit hohem Zeitaufwand verbunden ist und im Ergebnis stark von individuellen Entscheidungen zur Auswahl, Gewichtung und Interpretation abhängt. Der Nutzen ist damit doppelt: Prüferstunden und Ergebnisstreuung sinken zugleich. Während die IT-gestützte Analyse strukturierter Daten in der Abschlussprüfung längst gängige Praxis ist, ist dieser Bereich noch offen.
Aufwandstreiber: Was den Fall teuer macht, ist die Beschaffung der Daten. Relevante unstrukturierte Daten liegen verteilt in E-Mail-Servern, Dokumentenmanagementsystemen und Cloud-Diensten und müssen für Prüfzwecke erst in nachvollziehbarer Form verfügbar gemacht werden. Anders als bei strukturierten Daten existieren keine standardisierten Kontrollsummen oder Referenzwerte, mit denen sich Vollständigkeit verlässlich prüfen ließe — das Risiko unvollständiger oder selektiver Daten ist erhöht. Inhalte sind kontextabhängig und mehrdeutig; für die Ergebnisse gelten dieselben berufsrechtlichen Anforderungen wie für jeden anderen Prüfungsnachweis.

Beleg: WPK, FAQ KI in der WP-Praxis, Abschnitt 4.3 („Welche Rolle spielen unstrukturierte Daten in der Abschlussprüfung“) und Abschnitt 4.1 (Anhangsprüfung) · Stand: Stand 21.05.2026; abgerufen 28.08.2026

Vorbereitung der Betriebsprüfung und Datenbereitstellung nach § 147 Abs. 6 AO

Prozess: Außenprüfung: Bereitstellung der aufbewahrungspflichtigen Daten in den drei gesetzlichen Zugriffsformen — unmittelbarer Lesezugriff (Z1), maschinelle Auswertung nach Vorgaben der Finanzbehörde (Z2) und Datenträgerüberlassung beziehungsweise Übertragung in maschinell auswertbarem Format (Z3) — samt vorbereitender Plausibilisierung des eigenen Datenbestands.
Nutzenhebel: Die Kanzlei kann denselben Datenbestand vorab mit denselben Analysemethoden durchsehen, die die Prüfung anwenden wird, und Auffälligkeiten vor dem Prüfer finden. Der Nutzen bemisst sich an vermiedenen Mehrergebnissen und an der Vorbereitungszeit je Prüfungsfall. Die Datenmenge ist durch die Aufbewahrungsfristen des § 147 Abs. 3 AO gesetzlich definiert: zehn Jahre für Bücher und Eröffnungsbilanzen, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für sonstige Unterlagen.
Aufwandstreiber: Der Umfang wird von außen bestimmt und ist nicht verhandelbar: Die Finanzbehörde gibt Format und Auswertungslogik vor, und liegen Daten bei Dritten, muss der Steuerpflichtige den Zugriff auf eigene Kosten sicherstellen. Über einen Zeitraum von bis zu zehn Jahren müssen Mandantendaten aus teils abgelösten Systemen so vorgehalten werden, dass eine maschinelle Auswertung überhaupt möglich bleibt. Der eigentliche Kostentreiber sitzt damit außerhalb der Kanzlei: in der Systemlandschaft der Mandanten.

Beleg: § 147 AO, insbesondere Absatz 6 (Z1-, Z2-, Z3-Datenzugriff, Kostentragung bei Daten Dritter) und Absatz 3 (Aufbewahrungsfristen 10/8/6 Jahre), Gesetze im Internet · Stand: abgerufen 28.08.2026

Hürden

Verschwiegenheit als harte Vorschranke

Vertrauliche Mandantendaten dürfen nur an KI-Dienstleister gehen, die rechtlich und vertraglich strikt an die Verschwiegenheit gebunden sind. Ohne Einwilligung des Mandanten dürfen in öffentlich zugängliche KI grundsätzlich keinerlei Daten eingegeben und keine Dokumente hochgeladen werden, die Rückschlüsse auf Mandanten zulassen. Diese Schranke steht vor der Wirtschaftlichkeitsfrage, nicht dahinter.

Beleg: BStBK, FAQ KI, Abschnitt 5 (§ 57 StBerG, § 203 StGB, BOStB) · Stand: Stand 27.01.2026; abgerufen 28.08.2026

§ 62a StBerG macht die Anbieterauswahl zur Berufspflicht

Verlangt sind sorgfältige Auswahl, Verpflichtung des Dienstleisters zur Verschwiegenheit in Textform samt Hinweis auf die strafrechtlichen Folgen, ausdrückliche Regelung von Unterauftragnehmern und bei Auslandsleistungen ein vergleichbares Schutzniveau. Entscheidend für die Kanzlei-Automatisierung: Dient die Dienstleistung unmittelbar einem einzelnen Mandat, ist die Einwilligung des Mandanten zwingend. Das trifft genau die Fälle mit dem größten Mengenhebel.

Beleg: § 62a StBerG, Gesetze im Internet · Stand: abgerufen 28.08.2026

In der WP-Praxis zusätzlich: Eigenverantwortlichkeit und § 50a WPO

Für Wirtschaftsprüfer gelten Eigenverantwortlichkeit und Verschwiegenheit nach § 43 Abs. 1 WPO und § 10 sowie § 12 der Berufssatzung WP/vBP, für die Inanspruchnahme von Dienstleistungen zusätzlich § 50a WPO. Auszuschließen ist, dass Dritte über Auskünfte der KI Zugang zu geschützten Informationen erhalten.

Beleg: WPK, FAQ KI in der WP-Praxis, Abschnitt 2.2 · Stand: Stand 21.05.2026; abgerufen 28.08.2026

Abgestufte Eignung als Prüfungsnachweis

Bei einfach gelagerten Sachverhalten kann eine geeignete KI-Anwendung mit geringer Fehleranfälligkeit unmittelbar ausreichende Prüfungsnachweise liefern. Bei komplexen Fragestellungen mit hoher Ergebnisrelevanz darf die berufliche Entscheidung regelmäßig nicht ausschließlich auf KI-generierte Informationen gestützt werden. Der Automatisierungsgrad ist damit nicht frei wählbar, sondern eine Funktion der Sachverhaltskomplexität.

Beleg: WPK, FAQ KI in der WP-Praxis, Abschnitt 2.2 · Stand: Stand 21.05.2026; abgerufen 28.08.2026

Dokumentationspflicht, die den Automatisierungsgewinn teilweise zurücknimmt

In den Arbeitspapieren muss für Dritte nachvollziehbar sein, wer unter Einsatz welcher Mittel welche Prüfungshandlung mit welchem Ergebnis vorgenommen hat — einschließlich der festgestellten Verlässlichkeit der eingesetzten KI. Diese Nachweisführung ist Teil des Aufwands und gehört in jede Bewertung, nicht in die Umsetzungsphase.

Beleg: WPK, FAQ KI in der WP-Praxis (§ 51b WPO, §§ 39, 58 Berufssatzung WP/vBP) · Stand: Stand 21.05.2026; abgerufen 28.08.2026

§ 201 StGB als Vorschranke für Diktier- und Meeting-KI

Die Aufnahme nichtöffentlicher Gespräche ist nur mit vorheriger Einwilligung aller Beteiligten zulässig; eine nachträgliche Einwilligung ist unzulässig. Die Einwilligung muss deshalb organisatorisch in den Terminablauf eingebaut werden. Ein Werkzeug allein löst diesen Fall nicht.

Beleg: BStBK, FAQ KI, Abschnitt 3 · Stand: Stand 27.01.2026; abgerufen 28.08.2026

Halluzinationen mit berufsspezifischer Ausprägung

Erfundene BFH-Zitate und unzutreffende rechtliche Bewertungen sind das typische Fehlerbild. Jedes KI-Ergebnis ist durch fachlich qualifiziertes Personal zu prüfen, die Letztverantwortung verbleibt bei der Kanzlei beziehungsweise dem Berufsträger, das Vier-Augen-Prinzip bleibt essenziell. Die Prüfstufe ist damit kein Restrisiko, sondern eine feste Kostenposition jedes Recherche-Falls.

Beleg: BStBK, FAQ KI, Abschnitt 6 · Stand: Stand 27.01.2026; abgerufen 28.08.2026

Der EU AI Act wird in Kanzleien regelmäßig überschätzt

Die typische Kanzleinutzung — Recherche, Buchhaltungshilfe, Textformulierung — fällt in der Regel nicht in die Hochrisiko-Kategorien. Es gilt aber die KI-Kompetenzpflicht aus Art. 4 AI Act. Eine gesonderte Fortbildungspflicht sieht weder das StBerG noch die BOStB vor; mittelbar wirkt die Pflicht dennoch. Wer den AI Act pauschal als Ausschlusskriterium behandelt, verwirft Fälle, die zulässig wären.

Beleg: BStBK, FAQ KI, Abschnitte 1 und 5 · Stand: Stand 27.01.2026; abgerufen 28.08.2026

Die größte Hürde ist organisatorisch, nicht finanziell

60,7 % der Partner und Gesellschafter in Berufsausübungsgesellschaften und 50,6 % der selbstständigen Steuerberater in Einzelkanzleien sehen im hohen organisatorischen Aufwand die größte Hürde für weitere Digitalisierung. Fehlende Finanzierungsmöglichkeiten stehen nur ganz vereinzelt entgegen. Genannt werden außerdem interne Widerstände, Mangel an Zeit oder Motivation, fehlende Benutzerfreundlichkeit, Inkompatibilität der IT-Systeme und mangelnde Vernetzungsfähigkeit auf Seiten der Mandanten.

Beleg: STAX 2024, Sonderauswertung Digitalisierung · Stand: STAX 2024, Sonderauswertungen als Beihefter zu DStR 4/2025; abgerufen 28.08.2026

Hemmnisse aus Sicht der Praxis

Genannt werden zu wenig Zeit für eine tiefere Auseinandersetzung, fehlende technische Fachkenntnis und Unsicherheit bei der rechtlichen Einordnung. Alle drei sind Gründe, die gegen Breitenexperimente und für eine begründete Auswahl weniger Fälle sprechen.

Beleg: DATEV-Seismograf 2025, Sonderbefragung generative KI · Stand: Sonderbefragung generative KI, Erhebung 02.–15.06.2025, 7.500 eingeladene Kanzleien, 504 Teilnehmer; abgerufen 28.08.2026

Unstrukturierte Daten ohne Kontrollsummen

Für unstrukturierte Daten existieren keine standardisierten Kontrollsummen oder Referenzwerte zur Vollständigkeitsprüfung. Die Daten liegen verteilt über E-Mail-Server, Dokumentenmanagementsysteme und Cloud-Dienste, Inhalte sind kontextabhängig und mehrdeutig. Das Risiko unvollständiger oder selektiver Datenbasis ist hier höher als bei jeder Journalanalyse.

Beleg: WPK, FAQ KI in der WP-Praxis, Abschnitt 4.3 · Stand: Stand 21.05.2026; abgerufen 28.08.2026

Kennzahlen

In diesen Größen misst die Branche Wirkung. Wer den Nutzen eines Anwendungsfalls beziffern will, rechnet in ihnen — nicht in Modellgüte.

Nichtbesetzungsquote offener Stellen, also der Anteil offener Stellen, der nicht besetzt werden konnte — 59,1 % in Einzelkanzleien, 29,1 % in Berufsausübungsgesellschaften; bei angestellten Berufsträgern in Einzelkanzleien 70,2 %. Quelle: STAX 2024, Sonderauswertung Fachkräftemangel (Beihefter zu DStR 4/2025) — https://www.bstbk.de/downloads/bstbk/recht-und-berufsrecht/fachinfos/02_Sonderauswertungen_Digitalisierung_Fachkraeftemangel_STAX2024.pdf
Besetzungserfolg — 43,4 % der suchenden Einzelkanzleien besetzten keine einzige offene Stelle, weitere 33,4 % nur einen Teil, nur 23,2 % alle. Quelle: STAX 2024, Sonderauswertung Fachkräftemangel — https://www.bstbk.de/downloads/bstbk/recht-und-berufsrecht/fachinfos/02_Sonderauswertungen_Digitalisierung_Fachkraeftemangel_STAX2024.pdf
Kanzleistundensatz mit amtlicher Referenz — Zeitgebühr 16,50 bis 41 Euro je angefangene Viertelstunde, also rund 66 bis 164 Euro je Stunde; die Stundensatz-Eingangsgröße jeder Nutzenrechnung ist damit normativ hinterlegt und muss nicht geschätzt werden. Quelle: § 13 StBVV — https://www.gesetze-im-internet.de/stbgebv/__13.html
Anteil der Berufsträger mit regelmäßiger Nutzung generativer KI — 9 % im Jahr 2024, 25 % im Jahr 2025. Quelle: DATEV-Seismograf 2025, Sonderbefragung generative KI, Erhebung 02.–15.06.2025, 7.500 eingeladene Kanzleien, 504 Teilnehmer — https://www.datev.de/web/de/berufsgruppenuebergreifend/ueber-datev/das-unternehmen/datev-studien/datev-seismograf
KI-Einsatz nach Tätigkeitsfeld — über 80 % in der Recherche, rund 30 % in der Datenerfassung, über 60 % überhaupt in Teilbereichen. Diese Schieflage ist die zentrale Priorisierungsaussage der Branche. Quelle: Haufe/Taxulting, „Status Quo: KI in Steuerkanzleien“, 25.09.2025 (Praktikerangabe eines KI-Trainers für Steuerkanzleien, keine kontrollierte Erhebung) — https://www.haufe.de/steuern/taxulting/status-quo-ki-in-steuerkanzleien_598848_661108.html
IT-Investition je Kopf und Jahr für Hard- und Software — 10.685 Euro in Berufsausübungsgesellschaften gegenüber 5.056 Euro in Einzelkanzleien. Quelle: STAX 2024, Sonderauswertung Digitalisierung — https://www.bstbk.de/downloads/bstbk/recht-und-berufsrecht/fachinfos/02_Sonderauswertungen_Digitalisierung_Fachkraeftemangel_STAX2024.pdf
Digitalisierungsgrad als Zahl genutzter Technologien aus einem Katalog von 16 — Einzelkanzleien nutzen im Schnitt 6,9, selbst diejenigen, die die Notwendigkeit der Digitalisierung ausdrücklich bejahen. Quelle: STAX 2024, Sonderauswertung Digitalisierung — https://www.bstbk.de/downloads/bstbk/recht-und-berufsrecht/fachinfos/02_Sonderauswertungen_Digitalisierung_Fachkraeftemangel_STAX2024.pdf
Verbreitung einzelner Verfahren in Berufsausübungsgesellschaften — beSt 85,8 %, kostenpflichtige Cloud-IT-Dienstleistungen 61 %, Steuerbescheid-Rücktransfer 59,7 %; KI-Chatbots nur eine Minderheit, 36,7 % planen die Einführung. Quelle: STAX 2024, Sonderauswertung Digitalisierung — https://www.bstbk.de/downloads/bstbk/recht-und-berufsrecht/fachinfos/02_Sonderauswertungen_Digitalisierung_Fachkraeftemangel_STAX2024.pdf
Wirkungszusammenhang statt Einzelkennzahl — eine multivariate Analyse zeigt, dass Kanzleien mit hohem Digitalisierungsgrad unter Kontrolle von Kanzleityp, Alter des Inhabers, Mandantenstruktur und Mitarbeiterzahl eine positivere Umsatz- und Gewinnentwicklung über die vergangenen drei Jahre aufweisen als Kanzleien mit niedrigem Digitalisierungsgrad. Quelle: STAX 2024, Sonderauswertung Digitalisierung — https://www.bstbk.de/downloads/bstbk/recht-und-berufsrecht/fachinfos/02_Sonderauswertungen_Digitalisierung_Fachkraeftemangel_STAX2024.pdf
Erfolgskriterien, die die Bundessteuerberaterkammer für KI-Investitionen selbst vorgibt — Zeit je Vorgang beziehungsweise je Woche, Veränderung der Fehlerquote etwa bei Datenerfassung oder Fristenkontrolle und Mandantenzufriedenheit. Zur Bewertung empfiehlt die BStBK ausdrücklich eine Nutzen-/Aufwand-Matrix: hoher Nutzen bei niedrigem Aufwand als Kandidat für schnelle Erfolge, hoher Nutzen bei hohem Aufwand als strategisches Projekt, niedriger Nutzen als Rückstellung. Quelle: BStBK, FAQ KI, Stand 27.01.2026, Abschnitt 2 — https://www.bstbk.de/downloads/bstbk/digitalisierung/BStBK_FAQ-KI_end.pdf
Betriebswirtschaftliche Vergleichsgrößen des Berufsstands — Personalkostenvergleich je Qualifikation und Berufserfahrung sowie Kosten-Umsatz-Verhältnis, jährlich fortgeschrieben. Quelle: DStV-Praxenvergleich — https://www.dstv.de/angebote/praxenvergleich/
Marktgröße und Struktur zum 01.01.2026 — 105.953 Kammermitglieder (plus 1,1 %), davon 89.549 Steuerberaterinnen und Steuerberater und 15.232 anerkannte Berufsausübungsgesellschaften; 53.932 Steuerberaterpraxen, davon 36.167 beziehungsweise 67,1 % Einzelpraxen; Altersdurchschnitt 53,7 Jahre; 17.081 Ausbildungsverhältnisse zum Steuerfachangestellten, minus 1,3 %. Quelle: BStBK Berufsstatistik 2025 — https://www.bstbk.de/downloads/bstbk/presse-und-kommunikation/berufsstatistiken/BStBK_Berufsstatistik_2025.pdf
Aufbewahrungsfristen als Bestimmungsgröße des auswertbaren Datenbestands — zehn Jahre für Bücher und Eröffnungsbilanzen, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für sonstige Unterlagen. Quelle: § 147 Abs. 3 AO — https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html

Häufige Fragen

Muss der Mandant zustimmen, bevor seine Unterlagen durch ein KI-System laufen?

Dient die KI-Dienstleistung unmittelbar einem einzelnen Mandat — etwa der Belegerfassung, der Vorkontierung oder der Erstellung eines Jahresabschlusses —, ist die Einwilligung des Mandanten nach § 62a StBerG zwingend. Dieselbe Vorschrift verlangt die sorgfältige Auswahl des Dienstleisters, seine Verpflichtung zur Verschwiegenheit in Textform samt Hinweis auf die strafrechtlichen Folgen, eine ausdrückliche Regelung von Unterauftragnehmern und bei Leistungen aus dem Ausland ein vergleichbares Schutzniveau. Ohne Einwilligung dürfen laut der FAQ „KI im steuerberatenden Berufsstand“ der Bundessteuerberaterkammer (Stand 27.01.2026) in öffentlich zugängliche KI-Dienste grundsätzlich keine Daten eingegeben und keine Dokumente hochgeladen werden, die Rückschlüsse auf Mandanten zulassen. Die Verschwiegenheit nach § 57 StBerG und § 203 StGB steht damit vor der Wirtschaftlichkeitsfrage, nicht dahinter.

Wo in der Kanzlei liegt der größte Mengenhebel für KI?

In der Belegerfassung. Sie ist der einzige Kanzleiprozess, der linear mit der Belegzahl skaliert, und zugleich der am wenigsten bearbeitete: Laut einer Praktikererhebung von Haufe/Taxulting („Status Quo: KI in Steuerkanzleien“, 25.09.2025) setzen über 80 % der Kanzleien KI in der Recherche ein, aber nur rund 30 % in der Datenerfassung. Die Recherche ist damit weitgehend durchdrungen, während das Volumen in der Finanzbuchführung liegt — beim Belegeingang, der Vorkontierung und dem Buchungssatz, von der Bundessteuerberaterkammer als „0-Eingabe-Buchung“ bezeichnet. Die für die Belegverarbeitung genannte Zeitersparnis von bis zu 70 % stammt aus derselben Praktikerquelle und nicht aus einer kontrollierten Messung; im Pilotmandat gehört sie durch eine eigene Zeitmessung ersetzt.

Wie weit darf sich eine Abschlussprüfung auf KI-Ergebnisse stützen?

Die Eignung als Prüfungsnachweis ist abgestuft: Nach den Fragen und Antworten der Wirtschaftsprüferkammer zum Einsatz künstlicher Intelligenz in der WP-Praxis (Stand 21.05.2026) können geeignete KI-Anwendungen mit geringer Fehleranfälligkeit bei einfach gelagerten Sachverhalten unmittelbar ausreichende Prüfungsnachweise liefern, während bei komplexen Fragestellungen mit hoher Ergebnisrelevanz die berufliche Entscheidung regelmäßig nicht ausschließlich auf KI-generierte Informationen gestützt werden darf. Der Automatisierungsgrad ist also keine freie Entscheidung, sondern eine Funktion der Sachverhaltskomplexität. Hinzu kommt die Dokumentationslast: In den Arbeitspapieren muss für Dritte nachvollziehbar sein, wer unter Einsatz welcher Mittel welche Prüfungshandlung mit welchem Ergebnis vorgenommen hat, und die festgestellte Verlässlichkeit der eingesetzten KI ist mit zu dokumentieren (§ 51b WPO, §§ 39, 58 Berufssatzung WP/vBP). Diese Nachweisführung gehört in die Aufwandsschätzung des Anwendungsfalls und nicht erst in die Umsetzung.

Bis wann darf ein Mandant noch Rechnungen auf Papier ausstellen?

Empfangen muss jeder inländische Unternehmer E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025. Für das Ausstellen gilt eine Staffel nach § 27 Abs. 38 UStG: Papier- und sonstige Rechnungen sind grundsätzlich bis zum 31. Dezember 2026 zulässig, für Aussteller mit einem Vorjahres-Gesamtumsatz bis 800.000 Euro sowie für EDI-Verfahren bis zum 31. Dezember 2027. Ab 2028 ist die inländische B2B-Rechnung damit faktisch durchgehend maschinenlesbar, der Belegstrom wechselt von Bild und PDF zu strukturierten Daten. Für die Kanzlei heißt das, dass sie den Umstellungszeitpunkt aus heterogenen Mandantensystemen erbt und über die Übergangsjahre Papier, PDF, EDI und strukturierte Formate parallel verarbeitet.

Welchen Stundensatz setzt eine Kanzlei in die Nutzenrechnung eines KI-Falls ein?

Anders als in den meisten Branchen ist diese Eingangsgröße normativ hinterlegt: Die Zeitgebühr nach § 13 StBVV beträgt 16,50 bis 41 Euro je angefangene Viertelstunde, also rund 66 bis 164 Euro je Stunde, und liefert damit eine amtliche Spanne statt einer Schätzung. Multipliziert mit der Zeit je Vorgang und der Vorgangsmenge ergibt das den monetären Nutzen; die Bundessteuerberaterkammer nennt als Erfolgskriterien für KI-Investitionen die Zeit je Vorgang beziehungsweise je Woche, die Veränderung der Fehlerquote etwa bei Datenerfassung oder Fristenkontrolle und die Mandantenzufriedenheit. Zu beachten ist die Wirkungsrichtung: Laut STAX 2024 bleiben in Einzelkanzleien 59,1 % der ausgeschriebenen Stellen unbesetzt, in Berufsausübungsgesellschaften 29,1 % — gesparte Zeit senkt dort keine Personalkosten, sondern schafft Kapazität, die sonst gar nicht verfügbar wäre.