KI im Personalbereich: Welche Use Cases sich rechnen — und welche verboten sind

Fragt man in einem Unternehmen nach KI-Anwendungsfällen, kommen die schnellsten Antworten aus der Personalabteilung. Bewerbungen vorsortieren. Lebensläufe gegen Stellenprofile abgleichen. Videointerviews auswerten. Die Stimmung in Mitarbeitergesprächen messen. Leistungsdaten aus mehreren Systemen zu einer Kennzahl verdichten. Die Ideen liegen nahe, die Daten sind da, der Zeitgewinn ist offensichtlich.

Genau deshalb liegt die Aufwandsschätzung im Personalbereich häufiger daneben als anderswo. Nicht weil die Technik schwieriger wäre — sie ist es meist nicht —, sondern weil hier die dichteste Regelungslage aller betrieblichen Felder liegt. Vier der fünf genannten Ideen berühren einen Bereich, den Anhang III der KI-Verordnung als hochriskant führt. Eine berührt ein Verbot, das seit dem 2. Februar 2025 gilt. Und die deutsche Marktüberwachung nennt Personalmanagement ausdrücklich als eines ihrer Felder: Die Bundesnetzagentur, seit dem 29. Juli 2026 zuständige Behörde, führt es in ihrer Aufgabenbeschreibung neben kritischer Infrastruktur und Bildung.

Drei Kostenklassen statt einer Ampel

Für die Bewertung ist die übliche Rot-Gelb-Grün-Ampel unbrauchbar, weil sie suggeriert, alles liege auf einer Skala. Aus dem Verordnungstext folgt für typische betriebliche Anwendungsfälle eine andere Einteilung: unkritisch, teuer, ausgeschlossen. Der Unterschied zwischen den ersten beiden ist eine Menge Arbeit. Der Unterschied zur dritten ist grundsätzlich — dort hilft kein Budget.

Die drei Klassen sind keine Skala. Ein ausgeschlossener Fall ist nicht der teuerste, sondern gar keiner.

Ausgeschlossen: Emotionsableitung am Arbeitsplatz

Art. 5 Abs. 1 lit. f der KI-Verordnung verbietet „das Inverkehrbringen, die Inbetriebnahme für diesen spezifischen Zweck oder die Verwendung von KI-Systemen zur Ableitung von Emotionen einer natürlichen Person am Arbeitsplatz und in Bildungseinrichtungen, es sei denn, die Verwendung des KI-Systems soll aus medizinischen Gründen oder Sicherheitsgründen eingeführt oder auf den Markt gebracht werden“. Das Verbot gilt seit dem 2. Februar 2025 und ist von der Fristenverschiebung des Juli 2026 nicht berührt. Es trifft die Stimmungsauswertung im Servicecenter, die Sentiment-Analyse von Mitarbeiterbefragungen und die emotionale Bewertung von Bewerbungsvideos.

Zwei Korrekturen zu diesem Rahmen, die in Präsentationen regelmäßig fehlen. Für kleine und mittlere Unternehmen einschließlich Start-ups gilt nach Art. 99 Abs. 6 jeweils der niedrigere der beiden Beträge, seit der Änderung vom Juli 2026 auch für kleine Midcap-Unternehmen (Art. 99 Abs. 6a). Und der Rahmen gehört zu Art. 5, nicht zum ganzen Gesetz: Für Verstöße gegen die Betreiberpflichten und die Transparenzpflichten sieht Art. 99 Abs. 4 bis zu 15.000.000 EUR oder 3 % vor. Neben der Emotionsableitung sind für Unternehmen aus dem Verbotskatalog vor allem Social Scoring (lit. c) und die biometrische Kategorisierung nach sensiblen Merkmalen (lit. g) relevant.

Teuer: Bewerberauswahl und Leistungsbewertung stehen in Anhang III

Anhang III Nummer 4 der KI-Verordnung

Der Bereich „Beschäftigung, Personalmanagement und Zugang zur Selbstständigkeit“ in der Liste der Hochrisiko-Bereiche. Genannt sind KI-Systeme für die Einstellung oder Auswahl natürlicher Personen — darunter gezielte Stellenanzeigen, die Analyse und Filterung von Bewerbungen und die Bewertung von Bewerbern — sowie Systeme für Entscheidungen über die Bedingungen des Arbeitsverhältnisses, Beförderung, Beendigung und Aufgabenzuweisung und für die Überwachung und Bewertung von Leistung und Verhalten. Neben Nr. 4 stehen sieben weitere Bereiche, unter anderem Biometrie, kritische Infrastruktur, Bildung und der Zugang zu wesentlichen Diensten einschließlich Kreditwürdigkeitsprüfung.

Die Pflichten, die an eine Einstufung als Hochrisiko-System hängen — Risikomanagement, Daten-Governance, technische Dokumentation, menschliche Aufsicht, die Betreiberpflichten aus Art. 26 —, stehen in Kapitel III Abschnitte 1 bis 3. Genau dieser Teil wurde durch die Verordnung (EU) 2026/1744 verschoben. Art. 113 Abs. 3 lit. c nennt für Anhang-III-Systeme jetzt einen neuen Stichtag.

Warum „teuer“ nicht „später“ heißt

Aus dem neuen Stichtag wird in Projektplänen schnell die Ansage, HR-Vorhaben hätten bis Ende 2027 Zeit. Das ist der teuerste Fehler in diesem Feld, weil die beiden Regelwerke, die einen Auswahl- oder Bewertungsfall tatsächlich aufwendig machen, nicht verschoben wurden: die DSGVO und das Betriebsverfassungsgesetz.

Art. 22 Abs. 1 DSGVO lautet: „Die betroffene Person hat das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung — einschließlich Profiling — beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die ihr gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.“ Ausnahmen sieht Abs. 2 nur für die Erforderlichkeit zum Vertragsabschluss, eine gesetzliche Erlaubnis mit Schutzmaßnahmen oder die ausdrückliche Einwilligung vor. Eine Absage im Bewerbungsverfahren und eine Beförderungsentscheidung sind Fälle, in denen diese Norm zu prüfen ist.

Ausschließlich automatisierte Entscheidung

Der Anknüpfungspunkt des Art. 22 DSGVO. Der Europäische Gerichtshof hat am 7. Dezember 2023 (C-634/21, SCHUFA) entschieden, dass bereits die Erstellung eines Score-Werts eine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 Abs. 1 sein kann, wenn Dritte ihm bei ihrer Entscheidung maßgebliche Bedeutung beimessen. Das Argument, man berechne nur und entscheide nicht, hat der Gerichtshof zurückgewiesen. Für ein Matching-System, dessen Punktwert die Vorauswahl faktisch bestimmt, ist das der einschlägige Maßstab.

Dazu kommt der Prüfaufwand vor dem Einsatz. Die Datenschutzkonferenz geht in ihrer Orientierungshilfe „KI und Datenschutz“ davon aus, dass eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO vielfach erforderlich ist, und weist darauf hin, dass der Verantwortliche dafür auf Informationen des Anbieters zur Funktionsweise angewiesen ist. Das ist kein Punkt für die Projektphase, sondern für die Beschaffung: Wer die nötigen Angaben nicht vertraglich sichert, kann die Folgenabschätzung später nicht sauber erstellen.

Der Betriebsrat ist ein Posten im Plan, keine Zeile im Risikoregister

Das Betriebsverfassungsgesetz nennt Künstliche Intelligenz an vier Stellen ausdrücklich, und sie unterscheiden sich in der Eingriffstiefe erheblich: § 90 Abs. 1 Nr. 3 verlangt die rechtzeitige Unterrichtung über die Planung von Arbeitsverfahren einschließlich des KI-Einsatzes; § 80 Abs. 3 Satz 2 lässt die Hinzuziehung eines Sachverständigen als erforderlich gelten, sobald der Betriebsrat eine KI-Einführung beurteilen muss; § 95 Abs. 2a erstreckt die Beteiligung bei Auswahlrichtlinien auf den KI-Einsatz; und § 87 Abs. 1 Nr. 6 begründet ein echtes Mitbestimmungsrecht bei Einrichtungen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung bestimmt sind — ohne Einigung kein Rollout. Wie sich daraus datierte Arbeitspakete machen lassen, führt der Beitrag zur Workshop-Nachbereitung aus.

Der Hebel: der Zuschnitt des Anwendungsfalls

Zwischen „teuer“ und „unkritisch“ verläuft keine feste Grenze entlang der Abteilung, sondern entlang der Frage, was das System im Ablauf tatsächlich tut. Art. 6 Abs. 3 der KI-Verordnung nimmt Anhang-III-Systeme aus, wenn sie „kein erhebliches Risiko der Beeinträchtigung in Bezug auf die Gesundheit, Sicherheit oder Grundrechte natürlicher Personen“ bergen. Ausreichend ist, dass eine von vier Bedingungen erfüllt ist.

1. Das System ist dazu bestimmt, eine eng gefasste Verfahrensaufgabe durchzuführen.
2. Es ist dazu bestimmt, das Ergebnis einer zuvor abgeschlossenen menschlichen Tätigkeit zu verbessern.
3. Es ist dazu bestimmt, Entscheidungsmuster oder Abweichungen von früheren Entscheidungsmustern zu erkennen, und soll die menschliche Bewertung nicht ersetzen.
4. Es ist dazu bestimmt, eine vorbereitende Aufgabe für eine Bewertung durchzuführen.

Aus diesen vier Bedingungen folgt eine Gestaltungsfrage, die vor der Werkzeugauswahl steht: Wo im Ablauf sitzt der Mensch? Dieselbe Technik in zwei Zuschnitten kann in unterschiedlichen Kostenklassen landen.

Die letzte Zeile ist die harte Grenze. Der Verordnungstext sagt dazu: „Ungeachtet des Unterabsatzes 1 gilt ein in Anhang III aufgeführtes KI-System immer dann als hochriskant, wenn es ein Profiling natürlicher Personen vornimmt.“ Wer eine Bewerberdatenbank nach Persönlichkeitsmerkmalen segmentiert oder Leistungsprognosen je Person erstellt, kommt über Art. 6 Abs. 3 nicht heraus, wie schmal die Aufgabe auch zugeschnitten ist.

Und die Ausnahme ist nicht kostenlos. Art. 6 Abs. 4 verlangt, die Bewertung vor Inverkehrbringen oder Inbetriebnahme zu dokumentieren, und knüpft daran die Registrierungspflicht nach Art. 49 Abs. 2. Der Zuschnitt spart also nicht die Auseinandersetzung, sondern verschiebt sie von einem vollständigen Hochrisiko-Regime auf eine begründete, nachweisbare Entscheidung. Erschwerend kommt hinzu, dass die Leitlinien der Kommission zur Einstufung nach Art. 6 Abs. 5 bislang nur als Entwurf vorliegen — veröffentlicht am 19. Mai 2026, weiterhin im Entwurfsstatus. Ein Datum für die Endfassung ist nicht bekannt.

Unkritisch: was im Personalbereich ohne Sonderaufwand startet

Es bleibt eine ganze Reihe von Anwendungsfällen, die im Personalbereich Arbeit sparen, ohne Personen zu bewerten. Sie berühren weder einen Verbotstatbestand des Art. 5 noch einen Bereich des Anhangs III, und für sie gilt der übliche Projektaufwand ohne regulatorischen Zuschlag:

• Auskunft zu Urlaubsanspruch, Reisekostenregeln und Betriebsvereinbarungen aus dem eigenen Regelwerk
• Zusammenfassung von Tarifwerken, Betriebsvereinbarungen und Rechtstexten für die interne Nutzung
• Übersetzung von Arbeitsanweisungen und Sicherheitsunterweisungen
• Entwurf von Onboarding-Material, Schulungsunterlagen und internen Mitteilungen
• Terminkoordination und Rückmeldungen im Bewerbungsverfahren, soweit sie keine Bewertung enthalten

Zwei Pflichten bleiben auch hier. Erstens Art. 4 der KI-Verordnung: Anbieter und Betreiber ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen; die Vorschrift gilt seit dem 2. Februar 2025 und verlangt seit der Änderung vom Juli 2026 ausdrücklich nicht, ein bestimmtes Kompetenzniveau einer Einzelperson zu garantieren. Zweitens Art. 50: Wer einen Auskunfts-Chatbot für Beschäftigte betreibt, muss darüber informieren, dass sie mit einem KI-System sprechen — es sei denn, das ist offensichtlich.

Der Übergang zwischen den Klassen ist der wunde Punkt dieser Liste. Ein Chatbot, der Auskunft gibt, ist unkritisch. Derselbe Chatbot, der aus den gestellten Fragen ein Bild über einzelne Beschäftigte erzeugt, ist es nicht mehr. Deshalb gehört zu jedem Anwendungsfall in dieser Klasse die Festlegung, was mit den entstehenden Daten nicht geschieht.

Was das für die Aufwandsbewertung heißt

Wer Anwendungsfälle nach Nutzen und Aufwand priorisiert, führt Regulatorik am besten als eigenes Kriterium neben Datenlage, technischer Umsetzung, Change und IT-Integration. Der Grund ist nicht Systematik, sondern Erfahrung: Regulatorischer Aufwand korreliert nicht mit technischem. Ein Matching-Modell auf Basis vorhandener Bewerbungsdaten ist technisch anspruchsloser als eine Dokumentensuche über verteilte Ablagen — und regulatorisch um Klassen teurer.

Für die dritte Klasse reicht ein Kriterium allerdings nicht. Ein ausgeschlossener Fall ist kein Fall mit zehn Aufwandspunkten. Wer ihn so einträgt, bekommt ihn irgendwann wieder auf den Tisch, weil sich sein Nutzen gegen zehn Punkte behaupten kann — und weil eine Zahl in einer Rangliste keine Begründung mitführt. Verbotene Praktiken gehören deshalb als solche vermerkt und aus der Rangfolge genommen, mit der Fundstelle daneben. Das ist auch für spätere Nachfragen die kürzeste Antwort.

Häufige Fragen

Grenzen dieser Einordnung

Die drei Klassen sind eine Strukturierungshilfe für die Bewertung, keine Einstufung. Sie beruhen auf dem Wortlaut der KI-Verordnung in der Fassung vom 27. Juli 2026, der DSGVO und des Betriebsverfassungsgesetzes; die Zuordnung eines konkreten Systems bleibt eine Einzelfallbewertung, für die die Leitlinien der Kommission bislang nur im Entwurf vorliegen. Zum Stand eines deutschen Beschäftigtendatengesetzes trifft dieser Beitrag keine Aussage, ebenso wenig zur Prüfpraxis der Bundesnetzagentur — sie hat ihre Aufgaben am 29. Juli 2026 aufgenommen. Belastbare Zahlen zum tatsächlichen Erfüllungsaufwand pro Unternehmen oder pro Anwendungsfall liegen nicht vor; dieser Beitrag nennt deshalb keine.